為何要使用心智圖做專案管理?
時間就是金錢，專案管理也可以很簡單；如何事半功倍，靠的是方法~
我本身從事ERP企業資源管理系統導入的顧問有十年以上的經驗，在這邊我將分享多年無論是導入系統、客戶經驗上，解決問題的工具與思維方式等心路歷程給大家參考，相信對於無論是正在導入資訊系統或是即將導入系統的你，只要用對方法，至少節省50%的時間，做好專案管理，讓專案成功上線喔~
你是否曾經或現在面臨不知如何做好專案管理呢？ 推薦一款好用、簡單又免費的工具給大家。
本篇文章將說明為何要使用心智圖做專案管理? 以及如何使用心智圖做專案管理，達成有效的時間管理。
◆ 本篇課綱導覽
1.為何要使用心智圖做專案管理?
2.專案管理的九大困擾與三大分類
3.何謂心智圖?
4.如何使用心智圖做專案管理?
5.心智圖其他應用
6.心智圖工具比較
1.為何要使用心智圖做專案管理?
心智圖能幫助整理知識瀑布的順序，快速組織破碎的訊息，做好計畫與規劃，同時讓預估時間準確， 藉助心智圖工具管理，你就擁有了組織、規劃、溝通與交付的得力幫手。
過去你是否有同樣的經驗…
• 我記得我做過類似的文件，可是忘了在哪邊...
• 花了很多時間找過去的文件資料、安裝軟體與設定、調整甘特圖...
• 時程怎麼安排？完成時間怎麼預估？
整個範圍應該注意哪些事項？事項關係哪些資源？資源的可用時間有多少？需多久才能完成…
• 溝通 VS 資源分享
平均而言，員工每天必須在 10 個工具間來回切換。若沒有建立明確計劃並指明各項工具的應用時機，光是在這些工具間來回切換就可能令人感到困惑，或徹底崩潰。
每個技能運用工具不同，資源間如何快速分享傳達訊息？
• 每次會議都必須重新彙整資料，耗費大半文書作業時間，毫無意義...
• 我知道過去的經驗累積與重複利用很重要，但是，做過的文件檔案常常石沉大海，等專案結束也是它的生命結束。
為何使用心智圖做專案管理後能改善問題?
• 一種有效提升大腦思考與學習力的方法
當大腦過於專注在一項主題時，是很難進入「發散思維」的模式的。我們害怕自己想得太遠，最後連不回原來的問題。這時心智圖的展示功能就派上用場。即使我們的思考跳躍的很遠，但點子還是能記在同一個平面上追蹤。
應用心智圖的方法來思考事情，由於充分使用右腦的色彩、圖形、想像力等技巧及左腦的量化、邏輯等能力，使得創意如同天上的雲彩般有著無限的變化同時絕非虛幻而是具有可行性的。
• 讓團隊快速聚焦、了解全貌並有效進行溝通
有些人的思維特別發散(例如你的客戶)。如果有一張圖讓他們「看到」自己的思考跳躍的有多遠，對方就能基於現實的考量 (時間、人力、預算…等)，有效的限縮需求範圍。
• 整合你的思考方式，快速分析找出問題、原因並做出正確決策和找到解決方案
心智圖能在一個平面展示非常多的訊息，這些訊息可以用連線來表達關係，讓我們的大腦專注在訊息與訊息之間的連結上，而不是單純記憶訊息。
運用心智圖的方式可將繁雜的事物切割成具有邏輯性的若干片段，並將每個片段的相依性呈現，當我們在閱讀時，大腦將因此而使用到左腦的分析、邏輯歸納技巧，及右腦的整體性考量功能，就如同潛能激發般，不知覺的達到快速分析找出問題、原因並做出正確決策和找到解決方案。
全球知名HRD專家Robert W. Pike
「發展高效能訓練體系與課程規劃的先決條件就是使用心智圖法作為規劃的工具。心智圖法讓我們很清楚的看到各種想法與資訊之間的關聯性，這是傳統的筆記方式所無法做到的。」
《 How to Create Relevant Training 》
英國加速學習系統(Accelerated Learning Systems)創始人Colin Rose
「學習心智圖讓你在一張紙上記錄許多訊息，並顯示各種觀念和想法間的關連性。這種視覺的呈現方式，幫助你以360度的方式思考問題，並增加思考的彈性及靈活度。學習心智圖可以讓你清楚地看出一個主題結構，這是一般傳統綱要式的筆記所無法做到的。除了各個主題外，你還可以清楚的看出各個主題之間的關係。傳統直線式的筆記方式無法符合人們思考的複雜度，而心智圖式的筆記技巧則可以。」
《 Colin Rose 》
哈佛大學、劍橋大學師生 必備的學習法
Farrand、Hussain、和Henney在2002年的學術研究中發現，心智圖的技術雖然有限，但在對照其他大學生所喜好的讀書、筆記方式下，發現心智圖的使用對大學生在記憶上，有著顯著的影響；在一個禮拜之後發現，運用心智圖的學生上在技巧上有了更健全的改善，而使用其他讀書、筆記方式的受試者，在採用過去所習慣的筆記動機上，有明顯的減少，目前心智圖課程成為哈佛大學、劍橋大學師生 必備的學習法
管理工具的不恰當，只會不斷讓時間消逝在使用工具上，而不是專案管理上...
專案管理參與的人、事、物很廣、很多、很雜，需要一個簡單、好用的工具來協助，讓你省下寶貴”時間”專心做"專案管理"。
2.專案管理的九大困擾與三大分類
◆九大困擾
1.專案管理維度複雜
2.專案時間過程冗長，記憶有限
3.搜集資料眾多，不易管理
4.製作文件頻繁重工
5.思緒常被打斷，難以銜接
6.團隊溝通難以聚焦，工作效率不佳
7.決策矛盾衝突，忽略關聯性影響（沒有考慮到的風險）
8.經驗難以複製，傳承以及重複利用
9.時間管理困難
1.專案管理維度複雜
5W
• Why 目的是什麼?
• Who 參與人員有那些?
• What 有哪些代辦事項?
• When 事項開始與完成時間是何時?
• Where 在哪邊執行事項?
2H
• How 如何執行?
• How much 預估與實際成本費用多少?
《專案管理維度複雜》
2.專案時間過程冗長，腦袋的記憶有限
因為管理專案的事項、資源、時程、費用等都息息相關，必須整體思考後決策；但我們大腦容量和記憶有限，一旦事情過於複雜加上時間拉長，思緒容易混亂。
《 大腦記憶與輔助記憶結構 》
3.搜集資料眾多，不易管理
為了尋求答案，我們常上網找尋相關資料，當收集的資料越來越多，反而不易管理與使用。
《 雜物間 》
4.製作文件頻繁重工
對於相同一件事的表達，常常會因為溝通對象不同，重複做了好幾個不同表示的文件說明，例如 會議記錄中討論【客戶對於訂單功能需求】事項，後續需經過整理成需求文件(RA)、系統分析文件(SA)、 系統設計文件(RD)、功能測試驗證文件(Functional Test Verification)、驗收計畫(Acceptance plan)等…，若無法有效利用文件資源，則累積花在重工這個事項的時間將非常可怕。
5.思緒常被打斷，難以銜接
當我們在思考某個解決方案時，一旦被外界因素干擾，無論是電話、同事、客戶、廠商等…之後要讓我們大腦重新回到暫停點繼續往下時，是件不容易的事情。
《 思緒常被打斷 》
6.團隊溝通難以聚焦，工作效率不佳
當團體的討論事項越多時，若沒有好的引導與聚焦，最後問題就會發散且因為無法得到共識而無法做好的決策。
《 無法聚焦、難以溝通 》
7.決策矛盾衝突，忽略關聯性影響（沒有考慮到的風險）
當我們忽略考慮相關的一些連帶事務時，往往在當下所做的決策可能與日後的實際情況產生矛盾或錯誤，而導致必須重新討論並修正決策。
以旅遊規劃為例，我們想去某知名餐廳用晚餐，若沒有事先考量當地當日氣候、交通情況、路程時間等關聯影響因素，可能因為在景點集合時間做了錯誤決策，導致我們將可能因為太晚到而錯過用餐時段，也因此必須重新找餐廳並討論是否符合大家需求。
《 關鍵決策 》
8.經驗難以複製，傳承以及重複利用
經驗是靠時間累績的成果，而傳承與重複利用必須將經驗做有效輸出，輸出可能是照片、文章、聲音、影片等各類型資料檔案…當這些輸出沒能夠妥善的管理，也難以有效達成傳遞訊息與重複使用的目的。
《 重複利用 》
9.時間管理困難
無論因為事前規劃不明確、文件紛亂尋找不易、討論事項發散無法聚焦、欠缺關聯性考量下達錯誤決策、重工等…任何一項因素都在消耗我們大量的寶貴時間。
《 專案管理的九大困擾 》
◆專案管理困擾的三大分類
• 決策類
1.專案管理維度複雜
2.專案時間過程冗長，記憶有限
5.思緒常被打斷，難以銜接
7.決策矛盾衝突，忽略關聯性影響
9.時間管理困難
• 溝通與協作類
6.團隊溝通難以聚焦，工作效率不佳
8.經驗難以複製，傳承以及重複利用
• 資料整理類
3.搜集資料眾多，不易管理
4.製作文件頻繁重工
《 專案管理困擾的三大分類 》
《 專案管理困擾 》
3.何謂心智圖?
心智圖是由英國的托尼•博贊於1970年代提出的一種輔助思考工具。通過在平面上的一個主題出發畫出相關聯的對象，像一個心臟及其周邊的血管圖，故稱為「心智圖」。
由於心智圖的表現方式比單純的文本更加接近人思考時的空間性想像，所以越來越為大家用於創造性思維的過程。
心智圖的表現延伸許多不同形式發展，同時也在包括學習、腦力激盪、教育、文檔規劃、創意、記錄筆記和工程圖表等場合中廣為應用。
《心智圖樣式》
4.如何使用心智圖做專案管理?
解決 專案管理困擾的三大分類
• 決策類
1.專案管理維度複雜：運用心智圖分類節點，有效解決複雜維度的問題
2.專案時間過程冗長，記憶有限：心智圖數狀節點如同書本所引，快速瀏覽，達到快速回憶
5.思緒常被打斷，難以銜接：當臨時性的干擾無論是需要離開工作環境或受到電話、客戶、同事影響，回到工作時，透過心智圖目前停留節點可以很快將思緒接續起來。
7.決策矛盾衝突，忽略關聯性影響：透過心智圖分類節點的連結，可以將相關連事務攤開一目了然，減少忽略或遺漏考慮的事項。
9.時間管理困難：當有技巧性的使用工具省下大量的思考、找尋、片斷決策等問題時，不知不覺當中您已經成為時間管理高手了。
• 溝通與協作類
6.團隊溝通難以聚焦，工作效率不佳：將心智圖分類節點匯出成HTML或JPG檔案，快速分享與傳遞團隊成員資訊，並在會議上針對議題開啟相關分類一目了然，縮小大家溝通模糊的地帶，達成有效率的聚焦與討論。
8.經驗難以複製，傳承以及重複利用：無論經過多久時間，都可隨時開啟分類節點，讓腦袋思緒快速勾起記憶，有效找出關鍵議題、文字、斷落或檔案位置。
• 資料整理類
3.搜集資料眾多，不易管理：產生未整理資料分類做收集，運用心智圖工具的快速複製與拖曳分類節點優勢，隨時調整分類與歸類，不需特別花時間去管理。
4.製作文件頻繁重工：輸出HTML和JPG分享團隊成員，可重複利用分類、文字、圖片、網站等，減少重工
下圖是專案整體架構的範本，運用心智圖 TOP-DOWN方法展開各分類節點，有效解決三大類九大困擾。
《如何使用心智圖做專案管理》
管理工具的不恰當，只會不斷讓時間消逝在使用工具上，而不是專案管理上...
專案管理參與的人、事、物很廣、很多、很雜，需要一個簡單、好用的工具來協助，讓你省下寶貴”時間”專心做"專案管理"。
5,心智圖其他應用
下列的應用是本身常使用也覺得適合且需要的使用經驗分享
• 專案管理
• 活動企劃
• 課程規劃
• 旅遊行程規劃
• 會議記錄
顯著案例：
因為心智圖對於思考與記憶成效彰顯，所以企業願意花大錢引進心智圖思維，進而大幅的提升工作績效。
• 波音飛機總裁Stanley A. Deal
原本須費時一年才能上完的工程技術訓練，運用心智圖的方法重新整理課程之後，只須短短數週便能有效地執行完成訓練計劃，估計因為運用心智圖法作為教育訓練的工具所節省的經費達美金一千一百萬。」
• 惠普公司(HP)
位於歐洲的醫療器材生產部門主管Kastner，使用心智圖來設計訓練課程，學員課堂上陳述意見時也是以心智圖的方式，因而大幅提昇訓練成果，每個人都成功地記住大量課程內容。
• 新竹科學園區華邦電子
在人力資源處學習心智圖訓練課程之后，深深感受到心智圖的妙用，因而率先為人資處的23台電腦安裝心智圖電腦軟體，做為工作上的輔助工具，不但提升工作績效,更使創意無限。
6.心智圖工具比較
| 名稱 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|
|
GitMind
官網 https://gitmind.com/tw/
|
1.臺線上心智圖APP，支援電腦手機雲同步 2.簡單易上手，沒有學習門檻 3.無需安裝，可在任何電腦上打開瀏覽器即可快速製圖 4.支持插入圖片、鏈接等富媒體 5.支持多人實時協作，一鍵分享匯出 6.支持電腦、手機云同步 7.海量的各類模板任意使用 |
1.需有網路環境 2.須購買，免費版最多可創建10個心智圖 |
|
Mindmeister
官網 https://www.mindmeister.com/
|
1.線上心智圖軟體 2.可匯出PDF、PNG以及Word等多種格式檔 |
1.需有網路環境 2.針對不同功能需要支付不同的費用 |
|
FreeMind
官網 https://freemind.en.softonic.com/download
|
1.免費軟體、簡單易用 2.可自由設置文字和背景顏色 3.支援自動佈局 4.支援多格式匯出 5.支援Windows、Linux和Mac多種作業系統 6.支援給心智圖插入圖片、數學公式等。可用來做專案管理、頭腦風暴、讀書筆記等等 |
1.視覺表現不足，略顯單調 2.需安裝Java runtime環境 |
|
Minddomo
官網 https://www.mindomo.com/
|
1.線上心智圖軟體 2.支援添加筆記、圖片音視頻等 3.可自由更換心智圖背景顏色等 4.支援投影，可進行幻燈片演示 5.支援Windows、Linux和Mac多種作業系統 6.支援給心智圖插入圖片、數學公式等。可用來做專案管理、頭腦風暴、讀書筆記等等 |
1.下載匯出功能有限，部分格式需升級費用 |
|
Xmind
官網 https://xmind.works/
|
1.支援跨平臺使用 2.介面簡潔美觀 3.結構比較豐富 4.支持自由節點 5.功能比較豐富，可用來繪製心智圖、魚骨圖、邏輯圖以及組織結構圖等 |
1.不支持HTML及Flash 2.不能對部分文字分別設定格式 3.下載匯出功能有限，部分格式需升級費用 |
# 專案管理好幫手 - 心智圖工具應用
#哪些人需要學專案管理?
留言列表
{{ article.title }}